Seit 01.01.2017 gilt für Unternehmen in Deutschland die Archivierungspflicht für alle geschäftsrelevanten eMails. Ein Aufheben oder Abspeichern in Outlook oder daraus ist nicht gesetzeskonform, da gewährleitet werden muss, dass jede Veränderung oder Manipulation mitprotokolliert wird und die Ursprungsdatei unangetastet bleibt. Dies stellt im geschäftlichen Alltag eine große Herausforderung dar. Wir helfen Ihnen gerne bei der Umsetzung und Integration voll automatisierter Lösungen, damit Sie sich wieder auf das konzentrieren können, was wichtig ist – ihr Unternehmen.

GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Mailarchivierung ist seit 01.01.2017 Pflicht!

  • revisionssicher – alle Veränderungen an Mails müssen prüfbar und nachvollziehbar sein
  • zertifiziert – nur durch das Bundesfinanzministerium freigegebene Software darf verwendet werden
  • differenziert – manche Mails unterliegen dem Recht auf Löscung und dürfen nicht archiviert werden

Zwischenzeitlich gibt es mehrere Gesetze und Regelungen, die vorschreiben, wie mit geschäftsrelevantem Schriftverkehr umgegangen werden muss. Es gibt die GoBD, die DSGVO, das Fernabsatzgesetz und und und

Unser Ziel ist es, gemeinsam mit Ihnen einen Weg zu finden, die gesetzlichen Anforderung umzusetzen ohne den Verwaltungsaufwand in die Höhe zu treiben.

In enger Zusammenarbeit mit Partnern aus den einschlägigen Branchen können wir Ihnen einen Weg aufzeigen mit dem Sie weitgehend automatisiert die Anforderungen der Mailarchivierungspflicht nachkommen ohne gegen andere Gesetze und Verordnungen verstoßen.