Mailarchivierung

Pflicht und Segen zugleich

Seit dem 01.01.2017 besteht in Deutschland für Unternehmen die Archivierungspflicht für alle geschäftsrelevanten E-Mails. Das einfache Aufheben oder Speichern in Outlook oder ähnlichen Programmen ist dabei nicht gesetzeskonform, da sichergestellt werden muss, dass jede Veränderung oder Manipulation protokolliert wird und die ursprüngliche Datei unverändert bleibt. Dies stellt im geschäftlichen Alltag eine große Herausforderung dar. Wir unterstützen Sie gerne bei der Umsetzung und Integration vollautomatisierter Lösungen, damit Sie sich wieder auf das Wesentliche konzentrieren können – Ihr Unternehmen.

Mailarchivierung ist seit 01.01.2017 Pflicht!

revisionssicher – alle Veränderungen an Mails müssen prüfbar und nachvollziehbar sein
zertifiziert – nur durch das Bundesfinanzministerium freigegebene Software darf verwendet werden
differenziert – manche Mails unterliegen dem Recht auf Löschung und dürfen nicht archiviert werden

Zwischenzeitlich gibt es mehrere Gesetze und Regelungen, die vorschreiben, wie mit geschäftsrelevantem Schriftverkehr umgegangen werden muss. Es gibt die GoBD, die DSGVO, das Fernabsatzgesetz und und und

Unser Ziel ist es, gemeinsam mit Ihnen einen Weg zu finden, die gesetzlichen Anforderung umzusetzen ohne den Verwaltungsaufwand in die Höhe zu treiben.

In enger Zusammenarbeit mit erfahrenen Partnern aus den relevanten Branchen können wir Ihnen umfassende Lösungen aufzeigen, die es Ihnen ermöglichen, die Anforderungen der Mailarchivierungspflicht weitgehend automatisiert zu erfüllen.
Dabei legen wir besonderen Wert darauf, dass diese Lösungen nicht nur den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, sondern auch im Einklang mit anderen geltenden Gesetzen und Verordnungen stehen.
Unser Ziel ist es, Sie bei der Implementierung effizienter und rechtssicherer Archivierungssysteme zu unterstützen, sodass Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können, ohne sich Sorgen um Compliance-Probleme machen zu müssen.
Gemeinsam entwickeln wir individuelle Strategien, die auf Ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten sind, und sorgen dafür, dass die Archivierung Ihrer geschäftskorrekten E-Mails reibungslos und zuverlässig abläuft.